Bygging av driftsbygninger er en kompleks prosess som krever god planlegging, tydelig målsetting og riktig kompetanse til gjennomføring av ulike deler av prosjektet. En vellykket planlegging krever en tverrfaglig tilnærming der tekniske, biologiske og økonomiske hensyn balanseres. Mange byggherrer(gårdbrukere) opplever at prosjektet er marginalt og at det er krevende å få finansiert prosjektet.
Figur 1 viser at muligheten til å påvirke prosjektets innhold og kostnader er størst i de tidlige fasene av et byggeprosjekt, og avtar etter hvert som prosjektet skrider frem. Samtidig øker de faktiske kostnadene gradvis gjennom prosjektets livsløp. Dette understreker viktigheten av tidlig og grundig planlegging samt konkurranseutsetting for å sikre at en får et godt produkt til riktig pris. Ved å involvere flere aktører tidlig, kan man oppnå bedre løsninger, lavere kostnader og redusert risiko for kostbare endringer senere i prosjektet.
En effektiv måte å finne ut hva som er riktig pris for ulike deler av bygget er å gjennomføre konkurranseutsetting. NLR har mye erfaring og kompetanse på dette feltet.
Konkurranseutsetting
Konkurranseutsetting innebærer at flere entreprenører eller leverandører inviteres til å gi tilbud på ulike deler av et byggeprosjekt. I landbruket har det vært tradisjon for å ha med mange entreprenører i et prosjekt ved bygging av fjøs, der flere fagområder som grunn, betong, overbygg, elektro, rør og innendørsmekanisering skal samordnes. I senere tid har vi sett en dreining hvor større entreprenørselskap tilbyr å ta ansvar for en større del av prosjektet med den konsekvens at det blir færre aktører i prosjektet. Dette vil ha sine fordeler for gårdbrukerne i form av færre aktører å forholde seg til og følgelig færre grensesnitt å kontrollere. Men samtidig har vi mange eksempler som viser at denne måten å organisere prosjektet på ikke gir lavere kostnader.
I prosjekt hvor vi gjennomfører konkurranse for det enkelt fagområdet ser vi derimot en klar tendens til at vil klarer å få ned kostnaden med 10-15 % sammenlignet med å overlate en større del av prosjektet til større aktører. Vår måte å gjennomføre konkurranse på gir muligheten for så vel mindre som større entreprenørfirma å prise et fag/ansvarsområde eller flere fag/ansvarsområder.
Norsk Landbruksrådgiving utarbeider en strukturert tekstdel for hvert enkelt fag som, sammen med forprosjekttegninger og situasjonsplan, sendes ut til de entreprenørene og leverandører som gårdbruker ønsker tilbud i fra. Tekstdelen er funksjonsbasert noe som betyr at den beskriver hvilke funksjoner, materialvalg, resultater og kvaliteter som skal oppnås, i stedet for å spesifisere nøyaktig hvordan arbeidet skal utføres eller mengder av ulike materialer. Dette betyr at vi legger til grunn at valgte entreprenører, i tillegg til utførelse av byggingen, skal detaljprosjektere sin leveranse. Denne måten å organisere et prosjekt på kalles totalentreprise, og ettersom vi gjennomfører konkurranse for de ulike fagområdene hver for seg så kaller vi det splittet totalentreprise. Totalentreprise innebærer at vi flytter en større del av ansvar og risiko for prosjektering og utførelse på de enkelte entreprenør, noe som er vanlig i landbruket.
Minst tre leverandører innen hver entreprise blir forespurt om å gi tilbud. Tilbudene vurderes etter kriterier som pris, kvalitet og/eller gjennomføringsevne. Det benyttes forhandlet prosedyre, og byggherre står fritt til å velge den entreprenøren som samlet sett gir det mest fordelaktige tilbudet.
Forhandlingsfasen innebærer at gårdbrukeren, sammen med rådgiver, får mulighet til å forhandle med tilbyderne etter at tilbudene er mottatt. Det kan forhandles om alle sider av prosjektet slik som tekniske løsninger, framdrift og pris.
Tilbyderne bes så om å komme med revidert tilbud, Tilbudene skal da være direkte sammenlignbare og i de fleste tilfellene vil gårdbruker beslutte hvem som får oppdraget.
Resultatet av konkurranse
NLR ble kontaktet av et gårdbrukerpar som hadde planer om å sette opp en ny frittstående driftsbygning for verpehøner. De ønsket et overbygg av stål og sandwich. De hadde selv innhentet tilbud fra en entreprenør i markedet som hadde priset fagene betong, overbygg og innendørsmekanisering. I tillegg hadde de estimert investeringskostnadene for fagene grunn, elektro og rør slik at dette framstod som totalkostnader for prosjektet. Lokal bankforbindelse anbefalte de derimot å ta kontakt med NLR for å konkurranseutsette flere fagområder.
Etter nærmere avklaring med gårdbrukerne fikk vi i oppdrag av å gjennomføre konkurranse for fagene grunn, betong og overbygg. Beskrivelser med tegninger ble sendt ut og resultatene av dette framgår av figur 3 hhv før og etter forhandlinger.
Vi fikk inn mange tilbud og det var store forskjeller mellom laveste og beste tilbud innen hvert fag. Vi tok med oss de tre beste entreprenørene innen hvert fag inn i forhandlinger og hadde da stort fokus på å skape forutsigbarhet mhp teknisk utførelse, kvalitet og framdrift.
Resultatet ut av forhandlingsmøtene ble oppsummert i et dokument som gikk ut til entreprenørene som grunnlag for å komme med revidert tilbud.
Forskjeller i pris mellom de beste og dårligste tilbudene innen fagene etter forhandlinger var 23 %, 21,7 % og 23,4 % for hhv fagene grunn, betong og overbygg. Dette tilsvarer kr 930 tusen i forskjell mellom den beste og dårligste entreprenørkombinasjon. Sammenlignet med opprinnelig tilbud som byggherre hadde hentet inn selv så fikk vi redusert kostnaden med 800 tusen, og den største effekten fikk vi på overbygget hvor vi fikk redusert kostnaden med 990 tusen.
Dette eksempelet viser viktigheten av å konkurranse utsette ulike fagområder hver for seg for å sikre at gård brukerne får et produkt til RIKTIG PRIS. Vår erfaring viser at det er vanlig med prisforskjeller på 20-30 % innen hvert enkelt fagområde. Samtidig ser vi at det varierer hvilke entreprenører som vinner konkurransen fra prosjekt til prosjekt.
Konkurranseutsetting er ikke bare et verktøy for å sikre riktig pris, men det er også en metode for å sikre kvalitet, innovative og gjennomtenkte løsninger, direkte sammenlignbare tilbud og følgelig forutsigbarhet ved signering av kontrakt. Våre erfaringer er at det i liten grad oppstår diverse krav om tillegg under bygging etter at vi har bistått gårdbruker med konkurranseutsetting.
NLR har opp gjennom årene gjennomført konkurranseutsetting for ulike dyreslag og ulike byggtyper og har god kompetanse på dette arbeidet. Vi avslutter konkurranse med å utarbeide kontraktsforslag og følger ofte opp bonden videre under gjennomføringen i form av byggeledelse som en nøytral aktør. Innholdet i byggeledelsesfaget avtales med gårdbruker for det enkelte prosjekt og varierer i innhold og omfang. Entreprenørene har ofte med seg prosjektleder som følger opp sin leveranse, men uavhengig av det så anbefales det å ha med seg nøytral byggeleder.
Ta gjerne kontakt for en prat rundt dette temaet når du skal planlegge bygging av fjøs eller andre driftsbygninger.
