Avvik skal dokumenteres
Med de nye rutinene skal alle avvik etter eksternrevisjon dokumenteres når de lukkes. Dokumentasjonen skal passe til avviket og kan for eksempel være bilder, kvitteringer, journaler, film eller annen relevant dokumentasjon som viser at forholdet faktisk er rettet.
Samtidig blir avvikene gradert som gule, oransje eller røde etter alvorlighetsgrad. Graderingen skal gjøre det enklere å se hvilke avvik som er viktigst å ta tak i først, og bidra til mer målrettet oppfølging. Gule avvik kan bonden lukke selv, mens oransje og røde avvik må vurderes og lukkes av KSL-revisor etter at nødvendig dokumentasjon er sendt inn.
Det er viktig å understreke at dette ikke betyr nye eller strengere KSL-krav. Målet er heller ikke dokumentasjon for dokumentasjonens skyld. Det er når avvik fører til konkrete tiltak og forbedringer på gården at HMS-arbeidet har verdi. Dokumentasjonen gjør det mulig å vise at tiltakene er gjennomført og avviket faktisk er fulgt opp.
TryggDrift gjør det enklere å dokumentere underveis
TryggDrift er et nyttig verktøy i dette arbeidet. Her kan HMS-arbeidet på gården dokumenteres fortløpende, både når konkrete avvik skal følges opp og som en del av det systematiske HMS-arbeidet gjennom året. TryggDrift snakker sammen med KSL-systemet, slik at relevant dokumentasjon kan overføres direkte til KSL. Det gjør det enklere å dokumentere gjennomførte tiltak og følge opp avvik uten å måtte registrere den samme informasjonen flere steder.
Samtidig får du bedre oversikt over hva som er vurdert, hvilke tiltak som er gjennomført og hva som eventuelt gjenstår. Det gir mindre dobbeltarbeid og gjør veien fra gjennomført HMS-tiltak til dokumentert oppfølging i KSL enklere.
Få hjelp av HMS-rådgiveren
Har du HMS-avtale i Norsk Landbruksrådgiving, kan du få hjelp av våre HMS-rådgivere med det systematiske HMS-arbeidet. NLR kan blant annet bistå med vernerunder, risikovurderinger, rådgiving med fokus på KSL, maskinsikkerhet og HMS for deg som arbeidsgiver. Har du ikke kommet i gang med TryggDrift eller er usikker på hvordan du best kan dokumentere HMS-arbeidet, kan rådgiveren også hjelpe deg i gang og vise hvordan du kan bruke verktøyet i praksis.
For deg som ønsker enda tettere og mer systematisk oppfølging, er HMS+ et viktig tilbud. Med HMS+ kan du få årlig oppfølging fra en HMS-rådgiver i NLR. Sammen kan dere gå gjennom HMS-arbeidet, se på hva som har endret seg på gården og følge opp risikovurderinger, tiltak, avvik og dokumentasjon.
Alle med HMS-avtale kan altså få hjelp når de trenger det. Med HMS+ får du i tillegg mulighet for en fast, årlig gjennomgang og tettere oppfølging, slik at det blir lettere å holde HMS-arbeidet levende og dokumentasjonen oppdatert gjennom året.
Ikke vent til KSL-revisjonen
De nye rutinene i KSL kan være en god anledning til å se på hvordan HMS-arbeidet og dokumentasjonen fungerer på din gård. Jobber du systematisk gjennom året, blir det også enklere når du skal gjennom en KSL-revisjon eller dokumentere at et avvik er rettet.
Og du trenger ikke gjøre jobben alene. Med TryggDrift som verktøy og NLRs HMS-rådgivere på laget har du hjelp til å få struktur på arbeidet.
Godt HMS-arbeid handler ikke først og fremst om å være klar for kontroll eller revisjon. Det handler om å være klar for en trygg arbeidsdag.
Her kan du lese mer
